Planlæg og gennemfør

Sådan forbereder I et arrangement

Når I skal i gang med at planlægge det arrangement, I vil holde, er der flere ting at holde styr på.

Tænk over et godt koncept, der skaber aktivitet i jeres område, og sørg for at få overblik over de vigtigste processer.

Koncept og planlægning

• Skab et overblik over, hvad I skal have planlagt.
• Lav en drejebog, så alle har overblik over de forskellige opgaver.
• Gør jer overvejelser om tidspunktet for jeres arrangement.
• Tænk over, at arrangementet for gæsterne starter allerede fra gaden.
• Skab et dynamisk aktivitetsprogram med flere korte elementer.
• Hav én, der tager stille og rolig, men skarp styring på planlægningen og afholdelsen.

Skab stemning og tal til sanserne

• Skab en ramme, folk husker.
• Arbejd med sanserne med dufte, lys og musik.
• Vær generøs over for gæsterne og byd dem på forfriskninger.

Kommuniker jeres arrangement

• Overvej jeres målgruppe.
• Tænk over, hvilke kanaler I skal bruge til at nå jeres gæster.
• Fordel opgaverne og find ud af, hvem der er god til hvad.

Spred budskabet

Vil I gerne sprede budskabet om jeres arrangement, men er I i tvivl om, hvor I skal starte?

Når I planlægger jeres arrangement, kan det være en god idé at tænke over, hvordan I kommunikerer, så lokalbefolkningen hører om arrangementet og meget gerne også beslutter sig for at dukke op.

Kommunikationen kan ske ved at skrive om arrangementet på jeres egne sociale medier, hænge plakater op i den lokale brugs eller på biblioteket, sende invitationer ud, skrive artikler til lokalavisen og meget andet.

I ved nok selv, hvad der virker bedst for netop jer.

Gode råd til kommunikationen

• Valg af dato og invitationskalender
• Pressemeddelelser
• Hvordan I skiller jer ud i journalisters indbakke
• Brug af sociale medier.

Sådan udfører I et arrangement

Når dagen kommer, handler det om at få planlægningen til at fungere i praksis og skabe en god oplevelse for deltagerne.

Skab en god stemning

• Tænk over at iscenesætte rammer, hvor gæsterne har lyst til at være.
• Vær generøs og sørg for lidt gratis at spise og drikke.
• Gør noget særligt ud af indgang og velkomst helt fra gaden.

Inddrag de lokale aktører

• Inviter andre lokale foreninger eller håndværkere til at være en del af dagen.

God markedsføring giver succes

• Sørg for i god tid at lave et godt annonceringsmateriale.
• Hold programpunkterne korte.
• Skab dynamik, så gæsterne er spændte på, hvad der kommer til at ske.
• Sørg for, at der er én, der har overblik over programmet hele dagen.
• Husk også at runde arrangementet godt af ved at invitere til kommende arrangementer.